Planning, Planning, Planning

The RV Meteor, with a fully stuffed back deck, at sea. / Die FS Meteor mit einem voll beladenen Arbeitsdeck auf See. (© M. Klischies) The RV Meteor, with a fully stuffed back deck, at sea. / Die FS Meteor mit einem voll beladenen Arbeitsdeck auf See. (© M. Klischies)

Day 20 without our luggage on board. It will wait for us in Ponta Delgada, our next port. Now, we (11 crew members and scientists) are living with what was on board and what we were able to shop in Bridgetown, Barbados. It is no surprise that the washing machine was the first thing we spotted on board. Luckily, the crewmembers always have spare clothes on board; and we as scientists are also covered, because we packed some spare clothes, sun protection, and other useful stuff in the containers we send from Kiel to the vessel. This is, because research cruises, like this one, usually start a long time before the vessel leaves the harbour.
It all begins with an idea or central question to be answered – this is normally several years before the actual cruise. It is followed by getting other scientists excited about the idea, writing a proposal including a detailed research plan, and applying for funding to finance the equipment, ship time, and working hours.
If the proposal(s) are successful, the preparation for the actual cruise begins: ordering containers, and consumables, reserving equipment, informing the vessel management about coming activities and planned operations, and bringing together a scientific crew – on board and on shore; Documents have to be filled out, copied, scanned, and send around the world; containers have to be packed, labelled, listed, and go through customs, before they can be shipped to the vessel. Flights, and hotels have to be booked; health and insurance issues have to be clarified. Although, a lot of people are involved, the organization takes up a lot of time in the months before the cruise (one of the reasons, why my blog activity has been limited since the beginning of this year).
In case of M127, the trucks with our containers and equipment left GEOMAR about one month ago; including a small box with my working clothes, and other things, which I packed ‘just in case’.
Considering every possibility during the preparation applies not only to personal things: Careful planning, a lot of organization, and even more enthusiasm and energy are necessary to make such a cruise happen, and to guarantee efficient and productive use of rare, limited, and expensive ship time.

A weekly cruise report from our chief scientist (the initiator behind entire project) about our proceedings in the science plan and activities on board can be downloaded here (unfortunately, only in German, since we are on board a German vessel).

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Tag 20 ohne unser Gepäck an Bord. Das wartet jetzt in Ponta Delgada auf uns, unserem nächsten Hafen. Jetzt müssen wir (insgesamt 11 Betroffene) mit dem leben, was an Bord ist bzw. was wir noch auf die Schnelle in Bridgetown, Barbados, einkaufen konnten. Es ist also nicht verwunderlich, dass die Waschmaschine das Erste war, was von uns an Bord ausfindig gemacht wurde. Glücklicherweise haben die Besatzungsmitglieder immer etwas an Bord; und wir Wissenschaftler hatten Ersatzkleidung, Sonnencreme und andere nützliche Dinge in den Containern verstaut, die im Vorfeld der Ausfahrt von Kiel zum Schiff geschickt wurden. Denn eine Ausfahrt wie diese beginnt weit bevor das Schiff den Hafen verlässt.
Alles beginnt mit einer Idee oder wissenschaftlichen Fragestellung – in der Regel gut drei Jahre vor der eigentlichen Ausfahrt. Es müssen andere Wissenschaftler für das Vorhaben begeistert werden, Anträge und detaillierte Einsatzpläne geschrieben werden, und es muss Geld eingeworben werden, um z.B. die Geräte, Schiffszeit oder Arbeitsstunden zu finanzieren.
Sofern der Antrag, bzw. die Anträge, erfolgreich sind, beginnt die konkretere Phase der Fahrtvorbereitung: Container und Verbrauchsmaterialien werden bestellt, die Geräte werden gebucht bzw. reserviert, die Schiffsleitung muss über geplante Aktivitäten und Einsätze informiert werden und eine wissenschaftliche Besatzung muss gefunden werden – für Arbeiten an Bord, aber auch später an Land; Dokumente müssen unterzeichnet, kopiert, gescannt und um die Welt geschickt werden; die Container müssen gepackt, gelistet, gekennzeichnet und durch den Zoll abgenommen werden, bevor sie verschifft werden; Flüge und Hotels müssen rechtzeitig gebucht und Gesundheits- und Versicherungsfragen geklärt werden. Und obwohl ein ganzes Team von Leuten involviert ist, nimmt diese Organisation in den Monaten vor der Ausfahrt einiges an Zeit in Anspruch (einer der Gründe, warum meine Blog-Aktivität im letzten halben Jahr recht begrenzt war). Die Container für diese Ausfahrt haben das GEOMAR auf LKW vor gut eineinhalb Monaten, also einen Monat vor Fahrtbeginn, verlassen; inklusive einer kleinen Kiste mit meiner Arbeitskleidung und anderer Dinge, die ich eigentlich nur „für den Fall der Fälle“ eingepackt hatte.
Bei der Fahrtplanung alle Eventualitäten mit zu berücksichtigen betrifft jedoch nicht nur jeden persönlich, sondern das gesamte Vorhaben. Deshalb sind gründliche Planung und Vorbereitung, viel Organisation und noch mehr Begeisterung und Engagement nötig, um solch eine Ausfahrt umzusetzen und eine effiziente und produktive Nutzung der raren, begrenzten und teuren Schiffszeit zu gewährleisten.

Ein wöchentlicher Bericht unseres Fahrtleiters (dem Initiator des ganzen Unternehmens) über unser Vorankommen im wissenschaftlichen Zeitplan und die bisherigen Aktivitäten an Bord kann hier eingesehen werden.

 

The cruise logo, designed in preparation of the cruise. / Das Logo der Ausfahrt, das im Zuge der Fahrtvorbereitung erstellt wurde. (© M. Klischies)

The cruise logo, designed in preparation of the cruise. / Das Logo der Ausfahrt, das im Zuge der Fahrtvorbereitung erstellt wurde. (© M. Klischies)